結婚式場の仮予約とは?仕組みと活用方法を元プランナーが解説

結婚式場の仮予約とは?仕組みと活用方法を元プランナーが解説

ブライダルフェアや会場見学会に参加し、見積もりや日取りなどの相談を済ますとプランナーから持ちかけられる、結婚式場の仮予約。

式場見学の経験がある方は、耳にしたことも多いのではないでしょうか。

「仮」とはいえ、式場を契約してしまうことに対して不安を抱かれる場合もあるでしょう。

しかし仮予約は、結婚式場の比較検討をする際にとっても役立つシステム。上手に活用していくことをおすすめします。

今回は一般的な仮予約のシステムや、期間ついて解説していきます。

また仮予約で生じる可能性があるトラブルについても紹介していきますので、併せてご確認ください。

結婚式場の仮予約とは、どんなシステムなの?

ウェディングプランナーと結婚式場見学

結婚式場の仮予約とは、気に入った会場を一時的に予約しておけるシステムです。

仮予約中の式場は、プランナーは他の方への案内をしないため、希望日を確保しておけることが最大のメリットです。

仮予約の解消日までに本契約にするのか、キャンセルするのかを判断すればよいため、複数の会場で迷っている場合もじっくり悩むことができます。

とてもメリットの多い式場の仮予約ですが、全ての会場で仮予約できるわけではありません。

仮予約できるかどうか、事前に確認しておくと安心です。

同じタイミングで他の会場の仮予約もOK

仮予約は、1会場のみにしか入れてはいけないという決まりはありません。

気に入った会場を比較するために、2〜3会場程度で仮押さえしておくことも可能です。

式場の仮予約に費用はかからない!

ウェディングプランナー

仮予約は、あくまでも「仮」の日程で式場を押さえるためのシステムです。

通常は仮予約の申込みや、仮予約のキャンセルに対しても料金が発生することはありません。

万が一、内金などが必要と言われる場合は、「なぜ必要なのか」を確認し、キャンセルした場合は返金してもらえるかどうかも確認しておきましょう。

仮押さえはいつまで可能?結婚式場の仮予約期間

カレンダー

結婚式場の仮予約期間は1週間〜10日間が目安です。

会場によって仮予約の日数は異なるため、申込時にしっかり確認しましょう。

複数の会場を仮押さえする場合には、各会場により解消日が異なる可能性があるため、注意が必要です。

仮予約期間を延長したい場合

仮予約期間中に、本契約するかどうか結論が出ない場合も十分に考えられます。

気に入っている会場であっても疑問点があったり、仕事上の都合などで結婚式の日取りが定まらなかったり、さまざまな理由があるでしょう。

仮予約期間を延ばしたい場合は、会場側に申し出ることをおすすめします。

必ず受け入れてもらえるとは言い切れませんが、理由によっては期間を少し延長してもらえる事も期待できます。

延長してもらえる日程は、3日〜5日程度と考えた方が無難。1カ月も先などの日程を伝えると却下されることが多いです。

仮予約期間を延長したい場合の伝え方

1)両親にも相談する日が必要なので…

結婚式場は新郎新婦ふたりで決めることが多いかと思いますが、ご両親にも一度意見を聞きたいもの。

「仮予約期限内に両親との話し合いが設けられず、数日延長してもらえれば話し合いができる」などと会場側に相談してみましょう。

2)もう一度相談したい内容があるので、再訪問日まで待ってほしい

会場お申込みを希望していたとしても、少し不安点や疑問が残っていることも考えられます。

式場への再訪問日を約束し、その日まで仮予約期限を延ばして欲しいことを伝えましょう。

ポイント!
具体的に何日延ばしたいのか伝えよう

式場の仮予約期間を延ばしたいなら、どのような事情でも、理由を伝えた上で「○日までのばして欲しい」と明確な日程を伝えることが大切です。

式場の仮予約をキャンセルする方法

スマホを使う女性

仮予約をキャンセルすることは何も問題ありません。

ご自身から伝えることはもちろん、約束の日程にはプランナーからコンタクトをとってくることも多いです。キャンセルの意志が明確な場合は、ご自身で申し出るのがおすすめです。

電話でキャンセルする

式場に電話をし、仮予約キャンセルの意志を伝えましょう。

担当のプランナーに直接話すと話がスムーズと思われがちですが、「なぜキャンセルなのか」など、しつこく聞かれる可能性があります。

必ずしも、担当プランナーに必ず伝えなければならないわけではありませんので、電話に出た方に伝えればOKです。

後から言った言わない、のトラブルにならないように、キャンセルを伝えたスタッフの名前を聞くことを忘れないようにしましょう。

【電話でキャンセルするときの伝え方】

こんにちは。2019年2月14日の式場見学会でお世話になりました、花嫁花子と申します。プランナーの○○さんはいらっしゃいますか?

来年の11月22日で、仮予約をお願いしていたのですが、他の式場で契約を進めていまして…、仮予約のキャンセルをお願いしたいのですが…。

(担当プランナーがいなかった場合↓↓)

担当プランナーの○○さんにも、よろしくお伝えください。失礼ですが、お名前をお伺いしてもよろしいですか?

メールでキャンセル

プランナーの名刺には、自分宛もしくは会場のメインアドレスが記載されています。そのメールアドレスに仮予約のキャンセル理由を明記し、送信すればOKです。

しかしアドレス間違いなどで送信できていない可能性もあるため、送信エラーになっていないかなど、送信の可否は必ず確認しましょう。

また先方の受信設定によって、迷惑メールフォルダやゴミ箱に振り分けられる可能性もあります。

メールを送った後、式場に電話をして「メールを送ったので確認してほしい」と伝えれば完璧です。

【キャンセルメールの例文】

件名:仮予約キャンセルのお願い(花嫁花子)

○○様

こんにちは。
2019年2月14日の式場見学会でお世話になりました、花嫁花子と申します。

2020年11月22日の日程で仮予約をお願いしておりましたが、他の結婚式場で契約をすることとなりました。
大変恐縮ですが、仮予約のキャンセルをお願いいたします。

いろいろとご親切にしていただきましたのに、申し訳ございません。
何卒よろしくお願いいたします。

花婿太郎・花嫁花子

仮予約をキャンセルしたい場合の、断り方・言い方

1)他の会場で決定した

「他の結婚式場に決めた」というのが、一番明確なキャンセル理由です。

本当に他の会場で決定した場合はもちろん、そうでない場合でも、キャンセルの理由として使いやすいでしょう。

2)見積もりが自分たちの予算と合わなかった

「予算が予算と合わない」と理由も、伝えやすいですね。仮予約時には必ず見積書を提示してもらいましょう。

また予算を理由にキャンセルを伝えると「もう少し割引を…」など、プランナー側から提案されることもあり、金額交渉の手段としても有効です。

「見積もりが合わない」がキャンセルの真意であれば、予算が合うなら申し込むのか、申し込まないのかをしっかり考えておくことが大切です。

3)親の意見も考慮することにした

両親というワードも、プランナーを「致し方ない」という気持ちにさせる断り方です。

しかし「ご両親のご意向は?」など、しつこく理由を聞かれる可能性もあります。

その場合は、「地元で挙げることにした」など、申込みできない理由を伝えた方がセールスされなくなります。

結婚式場の仮予約後にありがちなトラブル

落ち込むカップル

仮予約とはいえ、式場に一端申込みをすることに変わりはありません。少なからずトラブルが生じることも事実です。

これからご紹介するトラブルを回避するために、ご自身でも注意されることをおすすめします。

多くの会場を仮予約しすぎるのはNG

気に入った会場をいくつも仮予約しすぎることはトラブルの元です。

キャンセルを伝え忘れたり、間違った会場に本契約の電話をいれてしまったり、大きな失敗にも繋がりかねません。

式場の仮押さえは、多くても3会場程度におさめることがおすすめです。

しつこく営業をされないように、キャンセル理由をハッキリ伝える

仮予約のキャンセルは、「申し訳ない」という気持ちになりがちですが、契約をしない理由はハッキリ伝えておくことがおすすめです。

あいまいな返事をしておくと、セールスコールやメールなど、何度も「その後いかがですか?」と連絡をもらい続けることになります。

本当に情報が欲しい場合は良いですが、「もうほっといて!」とイヤな気持ちにならないためにも、キャンセル理由はしっかり伝えましょう。

仮予約だからと思わず、結婚式場とのトラブルに苦痛を感じる場合は、消費者センターに相談することも可能です。

専門家にアドバイスをもらったり過去の事例を紹介してもらえるので、悩みを抱えず相談に行く事も検討してみてください。

結婚式場仮予約から本契約までの流れ

ウェディングプラン

仮予約を本契約にする場合のスケジュールを、簡単にご紹介していきます。

1.式場見学会で仮予約をする

まずは式場見学に出向き、気に入った会場があれば仮予約を入れます。その際、見積もりをもらう事を忘れずに!

会場の雰囲気はもちろん、予算なども考慮し、本当にその会場で契約して良いのかどうか、仮予約期限内に話し合いましょう。

2.仮予約の期限までに、プランナーに連絡する

仮予約後、式場を契約したいという結果となれば、期限までにプランナーに連絡を入れます。

連絡方法は電話でもメールでもOKです。やりやすい方法で連絡を入れましょう。

3.本契約の日にちを調整する

式場を本契約するためには、契約書にサインする必要があります。

おふたりで相談し、申込みに行ける日にちを決め、プランナーと日程調節しましょう。

仮予約後に契約をする場合、仮予約期間内に申込みに出向かなければダメだったり、仮予約後1週間以内に契約すればOKだったり、会場によって違いがあります。

仮予約をするときに、「本契約したい場合は、いつまでに申し込むのか」を確認されることがおすすめです。

4.契約書にサインする

本契約の来館日が決まれば、可能であれば新郎新婦2人揃って契約をしに行くことをおすすめします。契約内容の確認などもあるため、聞き違いや勘違い防止になります。

(お仕事の都合などで難しいなどの状況なら、1人でも契約は可能です。)

また申込時には、申込金として内金が必要になる場合が多いです。

仮予約の返答時に申込金が必要かどうか、確認しておきましょう。金額も聞いておくと安心です。

本契約すると、キャンセル料がかかるため注意が必要

キャンセル

結婚式場を本契約すると、仮予約とは違い、キャンセルしたい場合にはキャンセル料が必要になってしまいます。

時期によりキャンセル料は異なりますが、本契約直後の解約でも申込金として支払った前金の返金はないと思いましょう。

そのため、安易に申し込むのではなく、不安点は全てクリアにしてから申し込むことが必要です。

まとめ

  • 仮予約は、一時的に会場を押さえておけるシステム
  • 仮予約できない式場もある
  • 仮予約期間は、1週間から10日程度
  • キャンセルする場合は、明確な理由を伝えよう

結婚式場の仮予約システムについてまとめました。

料金もかからず比較的簡単に申し込める仮予約ですが、会場選びをじっくり進めていくためのツールとして使用し、乱用しないようにすることが大切です。

また料金を必要としていない会場が多いですが、中には仮予約の申込みやキャンセルにも料金が必要な会場もあります。

事前に確認することでトラブルも回避できるため、必ず聞くようにすると安心ですね。