結婚式の住所集めはいつどうやって?ゲスト別聞き方&便利ツール

結婚式の住所集めはいつどうやって?ゲスト別聞き方&便利ツール

結婚式準備の中でも特に面倒なのが、招待状を出すための住所集めではないでしょうか。

ゲストそれぞれから住所と氏名を聞き出すのは、手間も時間もかかる大変な作業です。

結婚式の住所集めをスムーズに終わらせるための、便利ツールや聞き方のテンプレートを紹介します。

結婚式の住所集めは、いつから始める?招待状準備スケジュール

結婚式の招待状

結婚式の招待状を出すための、ゲストの住所集めは、挙式4か月前に行います。

まずは招待状準備のスケジュールについて、いつまでにどんなことをするか、全体像を把握しておきましょう。

1.招待客リストの作成:挙式5か月前

挙式4~5か月前になると、ウェディングプランナーとの打ち合わせが始まります。

初回の打ち合わせ時に、招待状について話し合いが行われるので、それまでに結婚式に誰を呼ぶかを決めておきましょう。

呼びたいゲストが決まったら、招待客リスト(ゲストリスト)を作ります。

なお招待客リストは、その後の結婚式準備(ご祝儀の計算、席次表の作成など)にも活用します。

後から修正しやすいように手書きではなく、パソコンやアプリで作成するのがオススメです。

2.結婚報告・出席依頼(住所集め):挙式4か月前

ゲストが決まったら、招待状を出すための住所集めをします。

送り先の住所はもちろん、ゲストの名前も間違いのないように確認する必要があります。

「友達や上司の名前なんて知っているよ」と思っていても、必ずゲスト全員に確認しましょう。「渡邊」「齋藤」「濱田」など、実は漢字が旧字体、という人もいます。

3.招待状作成・宛名書き:挙式2.5か月前

ゲスト全員から住所を聞くことができたら、いよいよ招待状を作りはじめます。

招待状の宛名は、手書きでも印刷でもどちらでも構いません。

なおこの時期は衣装や演出など、招待状以外の準備も進めなくてはいけません。予定通りに招待状を発送できるよう、計画的に作業しましょう。

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4.招待状郵送・手渡し:挙式2か月前

招待状は、結婚式の2か月前を目安に出しましょう。

なお招待状の出し方(郵送)には、注意点があります。

結婚式の招待状は、消印が大安の日付になるよう発送したい、というカップルも多いはず。

ところが招待状をポストに投函すると、集荷のタイミングによっては翌日の消印が付き、大安の日付ではなくなってしまいます。またポスト投函だと、水濡れしたり折れ曲がったりする可能性もあります。

郵便局に直接招待状を持ち込み、発送手続きをしましょう。

なお郵送でも手渡しでも、大安以外に渡してもマナー違反ではありませんので、過度に気にする必要はなし。縁起を気にする人やゲストの反応が心配な人は、大安を選んでおきましょう。

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結婚式の住所集めの方法&氏名の聞き方(メール・LINEテンプレート)

結婚式の受付をメールで依頼する

招待客のリストアップが終わったら、早速ゲストに住所と氏名を確認していきましょう。

しかし、前触れなく「住所と氏名を教えてください」と連絡するのは唐突すぎます。

住所集めは、結婚報告と一緒に行うのが一番違和感を感じさせません。最初に結婚報告をして、その後に出席依頼と住所氏名の確認をしましょう。

住所氏名の聞き方・例文:友人

仲が良い友達とはいえ、招待状の宛名の間違いがないように、住所と氏名はラインで(書面で)送ってもらいましょう。

【ラインの文章例①】

こないだ話した、結婚式の件で連絡しました!

みんなに招待状を送りたいので、住所と、念のため名前の漢字も教えてもらってもいいかな?

×月×日までに返信もらえると助かります!よろしくお願いします。

【ラインの文章例②】

〇〇ちゃん、お久しぶりです。突然ですが、今度結婚をすることになりました。

本当は直接会ったときに報告を、と思っていたのだけど、少しでも早く伝えた方が良いと思って、ラインで連絡させてもらいました。

結婚式は×月×日に、(会場名)を予定しています。忙しいと思うけど、出席してくれると嬉しいな。

招待状を送りたいから、住所と名前の漢字を教えてもらってもいい?

×日までに返信もらえると助かります!よろしくお願いします。

住所氏名の聞き方・例文:上司

職場上司を結婚式に招待する場合、招待状は手渡しをすることが多いでしょう。

とはいえ、なかなか会えない人や、元職場の上司などには、メールで住所確認をしてもかまいません。電話番号を知っているなら、結婚報告は口頭できちんと伝えたほうが丁寧ですよ。

【電話で結婚報告をするときの例文】

お忙しいところ、失礼いたします。(自分の名前)です。今、少しだけお時間よろしいでしょうか。

私事で恐縮ですが、このたび結婚することになりました。挙式は×月×日×曜日、(会場名)にて行う予定です。

もしご都合がよろしければ、〇〇部長にもぜひご出席いただきたいのですが、招待状をお送りしてもいいでしょうか?

後ほどメールをお送りしますので、当日の出欠と正式なお名前の漢字を教えていただけますと幸いです。

【メールの文例】

件名:結婚のご報告(自分の名前)
〇〇部長

お忙しい中失礼いたします。

私事で恐縮ですが、このたび結婚することになりました。

結婚のご報告とお披露目を兼ねて、×月×日×曜日に、(会場名)で結婚式を挙げる予定です。

もしご都合がよろしければ、〇〇部長には、ぜひご出席いただきたいと思っております。

招待状発送のため、ご住所と念のためお名前の漢字をお教えいただけないでしょうか。

ご多用のところ恐縮ですが、×日までに返信をいただけると助かります。何卒よろしくお願い申し上げます。

住所氏名の聞き方・例文:親戚

親戚に住所・氏名を確認するときは、最初に両親へ相談してみましょう。

連絡方法をアドバイスしてくれたり、間を取り持ってくれたりするのはもちろん、親戚の住所録を持っている場合もあります。

両親が結婚報告してくれた場合も、後日新郎新婦から連絡を入れたほうが丁寧です。

【住所の聞き方 例文】

叔父さん、叔母さん、お久しぶりです。お元気ですか?

実は今度、お付き合いしていた人と結婚することになりました。

結婚式は×月×日×曜日、(会場名)で行う予定で、お二人にはぜひ出席してもらいたいと思っています。

招待状を送りたいので、住所を教えてもらっていいですか?お二人の出席、楽しみにしています。

【Check!】招待状を手渡しするゲストには、住所を聞かないでOK

  • 主賓
  • 仲人・媒酌人
  • 恩師など
  • 職場の人(上司や同僚)
  • 親しい友人

これらのゲストには、招待状を手渡しすることも多いですよね。この場合、宛名に住所を書かないので、住所を聞く必要はありません。

ただし万が一、間違いがあれば失礼になるので、名前の漢字は確認しておきましょう。普段は略字を使用している、ということも十分あり得ます。

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ラインで結婚式の住所集めをするとき気を付ける、3つのこと

スマホ操作中の女性

招待状の住所集めでラインを使う場合は、次の3つのことに注意しましょう。

1.グループラインで住所集めをしない

グループで付き合いのある友達には、結婚報告にグループラインを使う人も多いと思いますが、その場で住所集めはしないようにしましょう。

出席できない人が気まずい思いをするかもしれません。また、個人情報をグループラインに書きたくない人もいます。

グループラインを使うなら、結婚報告と住所を教えてほしい、ということだけ伝えた方がスマートです。各々の住所と氏名は、個人ラインで送ってもらいましょう。

2.締め切りを設定しておく

住所集めのメッセージを送るときは、締め切りも忘れずに書きましょう。

万が一、ゲストからラインの返事がなくても、締め切りを理由にすれば、返事の催促がしやすくなります。

ゲストからしても、締め切りまでに返信をすればいいので、焦る必要がなく、気分的に楽になりますよ。

3.返信が来なくても、すぐに催促しない

ラインの返信が来ないと不安になるかもしれません。ですが既読無視されても、すぐに返信を催促するのはやめましょう。

もしかしたら、忙しくて返信する余裕がないのかも。結婚式へ出席するために、スケジュール調整をしている可能性も考えられます。

締切日を過ぎてから、もう一度出席の打診と住所の確認をラインしましょう。

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招待客の住所がわからない!住所集めにおすすめの便利ツールまとめ[無料]

パソコン作業をするカップル

結婚式の招待状を送るために、たくさんの人に住所を確認し、管理するのはとても面倒です。

ラインやメールも良いですが、便利なツールを使えば、住所集めと住所管理を楽に行うことができますよ。

アイデア1:Google フォームを使う

ひとつめの方法は、Google フォームを使った住所集め。Googleアカウントを持っている人なら、だれでも無料でアンケートフォームを作成することができます。

Googleにログインしてアンケートを作成し、作ったフォームのアドレスをゲストに送りましょう。あとはゲストがフォームに住所と氏名を入力するだけ。

また集まった住所と氏名はGoogle スプレッドシートやExcel(エクセル)でダウンロードできます。招待状発送後のゲストリストにも使えるので、とても便利ですよ。

アンケートには、以下の内容を入れましょう。

【案内文】
挨拶文
新郎新婦の名前
結婚式の日時と場所
回答の締め切り日

【ゲストの入力項目】
氏名
出欠確認
郵便番号
住所

アイデア2:住所集め専用アプリを使う

住所集め専用のスマホアプリなら、自分達で質問項目を作る手間すらありません。挨拶文のテンプレートもついているので、とってもらくちん!

●HAPPY LEAF
結婚式のアイテム専門店「Happy Leaf」が提供するアプリです。集めた住所は招待状や席次表、引き出物の配達にも活用できます。対応している旧漢字が多いところも嬉しいポイント。
公式サイト

●My Guest
ぱっと使うなら、会員登録しなくてもいい「My Guest」が便利です。連携サービスを使えば、招待状や席次表の作成、プランナーとのやりとりも可能。
App Store][Google Play

アイデア3:web招待状を使う

そもそも紙の招待状を出さなければ、住所集めをする必要がなくなります。

  • 住所集め・管理の手間がない
  • 切手・招待状の費用がかからない
  • ゲストはすぐに出欠の連絡ができる
  • ゲストは当日招待状を忘れる心配がない

など、web招待状にはメリットがたくさん!

ただしゲストによっては、スマホを持っておらずweb招待状を受けれない、手抜きのように感じてしまう、なんてこともあります。

親戚や上司には紙の招待状、友達にはwebの招待状など、使い分けるといいですね。

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ゲストの住所録は、エクセルやアプリで管理!招待客リスト・席次表作りにも活用

招待客リスト

集めた住所・氏名は、招待状発送以外にも活用する場面があります。

  • 招待客リスト作成(出欠・引出物管理など)
  • 席次表の作成
  • 受付用のゲストリスト
  • 結婚報告はがきの宛名
  • 年賀状の宛名

ゲストからもらった住所は、エクセルなどにまとめておけば、結婚式準備の余計な手間を省くことができます。

招待客リストの無料テンプレート

招待客リストを作るときは、テンプレートを活用すると楽に管理できます。アプリを使えばいつでも作業できますね。

【Excel(エクセル)用テンプレート】

●Microsoft Office
スタンダードな招待客リストのテンプレートです。表の行や列は必要に応じて追加可能なので、カスタマイズして使ってくださいね。
公式サイト

●プリマージュ
ペーパーアイテムの通販サイト「プリマージュ」が作った招待客リストのテンプレート。招待状本文や付箋のテンプレートもあります。
公式サイト

【スマホアプリ】

● DEAR
「DEAR」はグッドデザイン賞2019を受賞した、とてもデザイン性の高いweb招待状です。ゲストの返信から自動で招待客リストを作ってくれます。
公式サイト

まとめ

  • 住所集めは、結婚式4か月前までに終わらせる
  • まずは結婚報告をしてから住所・氏名の確認をしよう
  • ラインを使うときは、「プライバシー」「催促のタイミング」に注意する
  • 楽に住所集めできるツールやアプリを活用しよう

結婚式の住所集めについて、まとめました。

住所集めは、結婚式準備最初のハードルとも言われます。大変ですが、効率よく作業していきましょう!

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