【結婚式】プランナーから連絡が無いのが不満!ノンストレスなやりとりのコツ

【結婚式】プランナーから連絡が無いのが不満!ノンストレスなやりとりのコツ

「急いでプランナーさんに聞きたい!」「これってどうなってるのか、知りたい!」と、結婚式の内容に対して質問がある状況ってありますよね。

打ち合わせのタイミングのほかでもプランナーと連絡を取りたいことは案外多いのに、担当者からの返信が無く、モヤモヤを抱えている方はいませんか?

そこで、元ウェディングプランナーである筆者の体験をもとに、「やり取りがスムーズにいかない!」と思ったときに読んで頂きたい内容をまとめました。

プランナーと上手くコミュニケーションをとる方法をお伝えしますので、ぜひ活用してみて下さい。

なおまだ打ち合わせが始まっておらず、プランナーからの連絡がないのが不安!という方はこちらの記事がオススメです↓↓

連絡が来ない・遅いのはサボり?プランナーのお仕事スケジュールを紹介

ウェディングプランナー

聞きたい事があるのに返信が遅かったり、すぐに連絡がこないのはなぜなのか、筆者の経験をもとに考えてみました。

まずは、ウェディングプランナーがどういったスケジュールで業務をこなしているのか、曜日ごとにご紹介させてください。

●月曜:先週の婚礼の片付け
週末に結婚式の担当があった場合、月曜には請求書をまとめたり、披露宴内で使用したアイテムの片付けに追われる事が多かったです。そのため事務所になかなか戻れないことも少なくありませんでした。

●火曜・水曜:休日
繁忙期であっても週休をとらなければなりません。そのため公休としてもらう日は、火曜か水曜。連休が欲しい場合は、火曜も水曜もお休みをもらうことが定例でした。

●木曜:ミーティング
ミーティングもプランナーの重要な仕事。比較的お客様の来館や打ち合わせのない木曜に設定することが多かったです。
具体的には、週末のパーティーの打ち合わせや次のブライダルフェアに向けてのミーティングなどを行っています。

●金曜:土日の婚礼準備
翌日以降に控えている婚礼準備に追われる金曜。サービススタッフと一緒に引出物を準備したり、会場内のテーブルセッティングをしたり、受付を飾ったり…。
土曜・日曜と立て続けに担当している新郎新婦さまの挙式披露宴がある場合は、特に準備や確認作業に追われます。

●土曜・日曜:婚礼出席や打ち合わせ
結婚式は土日に集中するため、担当する式に出ていることが多いです。そのため日中は電話があっても受けられず、メールの返信もすぐにはできません。
婚礼がない日でも、朝から夕方まで入れ替わり立ち替わり打ち合わせに追われることも多く、電話やメールの対応はなかなかできない事が多いです。

新郎新婦とのメールは、朝の1時間と夜が中心

曜日ごとにプランナーの仕事内容を少しご紹介しました。

「婚礼のない平日なら、暇でしょ?」と言われることも少なくありませんでしたが、平日は準備ばかりで、新郎新婦様が思っている以上に忙しいのがプランナーの本音だと思います。

そのためわたしは、メールの返信は、始業前の9時~10時の1時間、お店をしめた後の19時~20時の1時間で集中して行っていました。

プランナーと連絡が取れない。返信はどのくらい待つべき?

プロフィールムービーの長さは?

電話で質問をした場合、プランナーが休みでないことをのぞき、翌日には返事をもらいたいものですね。

3日たっても返事をもらえない場合、再度連絡することをおすすめします。

メールで質問した場合も、休みの日ではない限り翌日から2日程度で返信が欲しいものです。

メールでも3日〜4日経っても返事がない場合、会場側に電話で連絡を入れた方がいいですね。

メール連絡の注意点

初めてプランナーにメールを送る場合、送ったつもりでも送れていないことや、返信が受け取れていないことも考えられます。

送信後に、エラーで返ってきていないかを確認しましょう。

また携帯電話のキャリアメール(@ezweb.ne.jp、@docomo.ne.jp、@softbank.ne.jp など)を利用している場合は、会場側からの返信メールがはじかれている可能性もあります。

あらかじめプランナーのメールアドレスを、受信許可設定しておくなどして、円滑にコミュニケーションを取れるよう準備しておきましょう。

プランナーとのやり取りが不満…担当変更はできる?

落ち込むカップル

プランナーそれぞれによってタスク処理のスキルがあることは事実ですし、抱えているパーティーの担当数によっても、返事が遅いことは十分に考えられます。

そのことを考慮してもメールの返信スピードに不満がある場合、式場側に苦情相談してみることもひとつの方法です。

その際、「これだけ連絡が取れないことは不安」と伝え、連絡がマメな方に変えて欲しいと主張しましょう。

会場側も大きなクレームになっては困るため、担当者を指導してくれる他、プランナーチェンジも十分に可能です。

担当変更は言い出しにくいリクエストかもしれませんが、クレームとして爆発する前に相談し、対策を打っていきましょう。

プランナーとのコミュニケーションを円滑に進めるための方法

ウェディングプラン

では、どのような方法をとればプランナーと上手なコミュニケーションをとっていけるのでしょうか。

筆者の体験談をもとにご紹介していきます。

1)メールのタイトルは挙式日と両家名を明記する

シーズン毎に多くの結婚式を同時進行で担当していたので、名字がなく名前だけのメールだと「どの新婦さまかな?」とすぐに返事ができない事も正直ありました。

そのため、初回打ち合わせの段階でメールのタイトルには、「挙式日とご両家様の名字」を入力して欲しいとお約束していました。

メールの件名に名前が表示されるので、ご両家ファイルをすぐに取り出せ、返信もスムーズでした。

例文)
title:2019年12月25日挙式の田中・山田です

2)早く返事が欲しい内容は返信の期日を明記する

早く返信が欲しい内容には、期限を設けることをおすすめします。

「○日までに返答をお願いします」と明記頂けると、返信の優先度を考えられるので、早く返信ができていました。

これはプランナーからお客様に対しても同じ事が言えます。早く回答が欲しいものには、同じように「○日までにご回答をお願いします」と明記するようにしていました。

例文)

title:2019年12月25日挙式の田中・山田です

○○○○さま

いつもお世話になっております。
2019年12月25日挙式予定の、田中一郎・山田花子です。

脚の不自由な親族(1名)がいるのですが、式場で車いすをレンタルすることは可能でしょうか?

お忙しいところすみませんが、親族への連絡もありますので、【11月20日(水)】までにお返事をおねがいしたいです。
どうぞよろしくお願いいたします。

田中一郎・山田花子
○○○○@gmail.com
080-0000-0000

3)質問事項が多い場合、電話確認もする

たくさんの事柄を確認したい場合、電話連絡も併用するのがおすすめです。

その場合、確認したい事柄を箇条書きにし、あらかじめメールで伝えておきましょう。

確実に電話連絡が取れるよう、プランナーの時間を確保することも大切なので、メールで電話アポを取っておくと安心です。

電話確認中もメモを残すことをは忘れないようにしてください。

例文)

title:2019年12月25日挙式の田中・山田です

○○○○さま

いつもお世話になっております。
2019年12月25日挙式予定の、田中一郎・山田花子です。

結婚式準備について、いくつか質問があります。
お時間があるときに、お電話をさせていただきたいのですが、可能でしょうか?
ご都合の良い日時をお教えいただければと思います。

・見積もり金額について(持ち込み料の項目)
・手作りムービーの持ち込み方法について
・披露宴での演出(スピーチ)について
・車いすのレンタル可否について
・シャトルバスの乗車人数について

どうぞよろしくお願いいたします。

田中一郎・山田花子
○○○○@gmail.com
080-0000-0000

4)挙式日が近いなら、担当者の休みの日を聞いておく

結婚式が間近になればなるほど、不安事や心配事も増え、プランナーに相談したいことも増えてくるでしょう。その時にプランナーの不在が続くと、不安に拍車がかかってしまいますね。

可能であれば担当プランナーのお休みの日を確認しておくことがおすすめです。

筆者の経験上、結婚式まであと1カ月程度を目安に、自分自身の公休日を伝えるようにしていました。

「○日、○日、○日はお休み」と伝えておけば、「○日に電話しても担当者はいないため返事がない」と分かってもらえます。

メールを送信して頂いても返信はできませんが、「呼吸日だから返信がないのは仕方ない」と思って頂けていたかと思います。

まとめ

  • 3日待っても返事がなければ再度連絡をしてもOK
  • 返信が遅く、不安になっているならプランナー変更も可能
  • 連絡時には、返信期日や両家名をしっかり伝える

プランナーからのメールや電話の連絡が遅い場合の理由やおすすめのコミュニケーション方法をまとめてご紹介しました。

返信に関して遅い・早いという感覚は人それぞれ違うことでしょうが、不満があれば式場側に伝えて大丈夫です。

返信の遅さやメールのマナーに不満がある場合なども会場側に相談し、場合によっては担当者を変更してもらう事も視野にいれてください。

準備期間も大切な結婚式の一部です。思い出の残る楽しい期間となるよう、円滑にすすめていきましょう。

花嫁さんの注目は?人気の結婚準備記事ランキング!【2020年】