【プランナー解説】結婚式の打ち合わせで聞くこと&必須の確認事項

【プランナー解説】結婚式の打ち合わせで聞くこと&必須の確認事項

結婚式の打ち合わせをひかえ、気持ちばかりそわそわしてしまい、「何を聞けばいいのかな?」とお悩みの方はいませんか?

そこで今回は、各回の打ち合わせでプランナーさんに聞くことや確認事項、注意点などをまとめて、ホテルやゲストハウスでウェディングプランナーの経験がある筆者がご紹介します。

流れが分かっていれば、質問リストを作ったり、決めることを検討したりと、打ち合わせ前にできることも多く、スムーズに進みます。

結婚式の打ち合わせがめんどくさいものとならず、楽しい内容とできるよう、気持ちにも余裕を持って進めて行くことにもつながります。

結婚式の打ち合わせっていつから始まるの?

カレンダー

式場によっても多少異なりますが、多くの場合、結婚式の打ち合わせは挙式の4カ月ほど前からスタートします。

その後初回を含め、約4回の打ち合わせで結婚式の内容を全て決めていきます。

人生一度の結婚式なのに、4回の打ち合わせだと少ないと感じる方もいれば、4回もあるの?と思う方もいます。

充実した内容にするためだけでなく、打ち合わせが進まず、時間だけがかかることの無いよう、事前の準備も重要です。

各打ち合わせで決めていくことを把握して、あからじめプランナーさんに聞くことを決めてから挑みましょう。

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結婚式の打ち合わせが始まる前に新郎新婦でできること

カップルでパソコン作業

衣装を決める

衣装は1回目の打ち合わせまでの間に、シルエットやカラーなどを絞り、おおよそのデザインを決めておくことがベターです。

ブランドにこだわりがある方は、希望のデザインを入手できないこともあるため、明確に決めておく方が良いですね。

結婚式の打ち合わせとは別で、衣装をどのデザインにするかを事前に決めておくようにしましょう。

衣装の種類も、ドレスにするのか、和装にするのかで装飾のテイストもガラッとかわります。

会場のコーディネートはもちろん、装花のアレンジ、ヘアスタイルなど、衣装のイメージを参考に決めていくことも多いので、式場を決定したらすぐにでもドレス選びをすすめていきましょう!

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招待するゲストをリストアップする

プランナーをしていた頃、新郎新婦さまに口を酸っぱくしてお願いしていたことが、ゲストのリストアップです。

ぼんやりと「だれを呼ぼうかな〜」と考えるのではなく、友人として招待するのは○人、職場は○人、親族は○人など、ハッキリした数字でカウントできるよう、ゲストリストを作っておきましょう。

また招待状を発送するときに、宛先の住所が必要です。

住所が分からない場合は、郵便番号からマンションなどの部屋番号まで、きっちり分かるように確認しておきましょう。

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自分たちの結婚式のイメージを膨らまそう

  • 神前式を予定しているので、和風なテイストが良いな
  • ヨーロピアンなかわいい会場なので、ロマンティックな雰囲気がいいな
  • 夜の時間に披露宴を予定しているから、大人っぽいスタイルにしたいな

など、挙式のスタイルや会場の雰囲気、披露宴の時間帯、衣装の種類などから、結婚式の大まかな雰囲気はイメージできるのではないでしょうか。

また以下のように具体的にどのようなことを結婚式で実現したいかも、新郎新婦で話し合っておきましょう。

  • ゲストと一緒に楽しみたい
  • 笑顔がいっぱいの空間にしたい
  • ゲストを手厚くおもてなししたい

譲れないこと・やりたいことを決める

  • 会場のガーデンで前撮りがしたい!
  • デザートビュッフェはやりたい!
  • ペーパーアイテムは手作りで用意したい!

など、どうしてもやりたいことや、譲れないことを明確にし、優先順位を考えておきましょう。

今後予算や時間などのの兼ね合いで、カットしなければならない演出が出てくる可能性があります。

このときに優先順位が決まっていれば、カットする内容も決めやすいですね。

1回目:打ち合わせ内容と確認事項(質問リスト)

結婚式の招待状

約4カ月前にスタートする1回目の打ち合わせでは、以下の内容が中心です。

  • プランナーの紹介
  • 今後のスケジュールの案内
  • 招待状の案内

招待状を準備する方法は、手作りかオーダーのどちらかです。

招待状をどうやって準備するかを決めておけば、よりスムーズに打ち合わせが進みますね。

しかし式場の中には、ペーパーアイテムの持ち込みを許可していないことや、持ち込み料を必要としていることもあります。

そのため、自分でオーダーすることや手作りを希望される場合には、事前にしっかり確認しておきましょう。

また、招待状の差出人を誰にするのかを決めておくこともおすすめです。

ご本人主体なのか、両親主体なのかで招待状の文面が変わります。

ご両親の意向もあるため、相談しておくといいですね。

1回目の打ち合わせまでに決めておくこと

  • 招待者をリストアップする
  • 招待状を発送するために、ゲストの住所を調べておく
  • 主賓の挨拶、乾杯の発声、余興など、重要な役割をお願いするゲストを決めて、依頼しておく
  • 招待状を手作りなど、自分で用意するのか、式場で注文するのか
  • 招待状の差出人を「自分たち」にするのか「両親」にするのかを決める
  • どんな結婚式にしたいのかを考え、テーマがあれば決める

プランナーさんに聞くこと

  • ゲストにあった配慮をしてもらえるのか
    例)車いすで出席されるゲストがいるが、車いすトイレに誘導してもらえるのか、妊娠中のゲストには膝掛けなどを用意してもらえるのか、子供椅子は用意できるか、など
  • 招待状を自分たちで用意する場合、持ち込み料が必要かどうか
  • 招待状の他にも、持ち込みたい物がある場合、持ち込み料が必要か
    どうしても持ち込みたい場合には、式場決定前に交渉する方が望ましいです。
  • 衣装が決まっている場合は、報告する

2回目:打ち合わせ内容と確認事項(質問リスト)

披露宴

2回目の打ち合わせでは演出内容を決めていく事がメインです。

一番楽しく、一番大変な打ち合わせ会でもあります。

演出内容は、披露宴での演出はもちろん、挙式の内容、BGMや料理について、さまざまな項目が該当します。

結婚式の骨組みを立てていくと考えていただければ良いでしょう。

ボリュームいっぱいの打ち合わせ会なので、新郎新婦さまの時間にゆとりがある時に日程を組むことをおすすめします。

2回目の打ち合わせまでに決めておくこと

  • お色直しは何回したいか
  • キリスト教式なのか、人前式なのか挙式スタイル
  • 誰に乾杯の挨拶などをお願いしたか、控えておく
  • 余興を依頼する場合、ゲストに伝え、内容を進めてもらうように依頼する
  • 今までに体験した演出などで「良かった!」と思うものがあれば、プランナーに伝えられるように準備しておく
  • 引出物の内容を検討していく

プランナーさんに聞くこと

  • 持ち込みたい演出アイテムがある場合、持ち込み可能かどうか確認しておく
  • 今後に備えて、ボリュームいっぱいの見積もりを出してもらう

ポイント!
気づいたら予算オーバー!にならない見積もりのコツ

「ボリュームいっぱいの見積もりを出してもらこと」これが気付かない間に見積もりが値上がりしてしまった、という失敗をさけるコツです。

式場側も金額の大幅な値上がりはクレームに繋がるため、協力が期待できます。

予算の兼ね合いもあるため、演出の内容によっては「(式場の)サンプルに使用してもらってもOKなので、値引きして欲しい」などの上手に交渉をすすめていけるツールにもなりますね。

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3回目:打ち合わせ内容と確認事項(質問リスト)

テーブルコーディネート

3回目の打ち合わせでは、以下のようにお二人の結婚式に関わる専門のスタッフとの打ち合わせが入ってきます。

  • ブーケや装花の打ち合わせ
  • お料理の試食
  • ヘアメイクのリハーサル

時期的に前撮りとして撮影会を設けるタイミングでもあるので、カメラマン、ビデオカメラマンとの打ち合わせがある場合も!

3回目の打ち合わせまでに決めておくこと

  • 前回の見積もりを見直し、予算を明確にする
  • 会場装花など希望がある場合は、写真や画像で提示できるよう準備しておく
  • ヘアスタイルも希望デザインがあれば、写真や画像を提示できるよう準備しておく
  • 衣装の写真や画像を用意しておく
  • 撮影してほしい場所や希望のショットがあれば、イメージが伝わる写真や画像を準備しておく
  • ゲストから返信ハガキが到着している頃なので、おおまかな席順を考えはじめる
  • ゲストの明確な肩書きが分かるよう、調べておく(来賓席には肩書きが必要)
    例)「○○株式会社」or「株式会社○○」、「代表取締役社長」or「取締役社長」など
  • 引出物の内容を決定しておく

プランナーさんに聞くこと

  • 上座、下座など席順について(どのような決まりで席次表を制作すべきか)
  • 著作権上使用できないBGMがあるので、会場側で用意できるのか、使用したい場合にはどうすればいいのかを確認
  • 引出物が決まっている場合、伝えておく
  • 前回の見積もりを見直し、カットしたり付け加えたり、アレンジしていく

最終回:打ち合わせ内容と確認事項(質問リスト)

チェックリスト

挙式の二週間から三週間前に予定する、最終の打ち合わせでは、以下の内容があります。

  • 全てのアイテムや、挙式、披露宴の流れを最終確認し、見積もりを確定する
  • 披露宴の内容を司会者と共有する
  • 持ち込み品がある場合、搬入のタイミングを決める

3カ月間積み上げてきた結婚式の準備も大詰めです。

決まっていないことはしっかり決め、参加人数や引出物の個数に至るまで、すべて明確な数字で依頼しましょう。

気になっていることや不安に感じることは、程度の大きさに関係なくプランナーさんにしっかり伝え話し合うことが大切です。

最終の打ち合わせまでに決めておくこと

  • 引出物の個数や、渡す相手を決める(贈り分けなど)
  • 席次表の名前や肩書きに、間違いがないかを確認する
  • ゲストのアレルギーに関して、もう一度見直す
  • 未成年のゲストや子どもゲストの年齢をもう一度見直す
  • 持ち込み品を搬入する日程を検討しておく
  • その他決まっていない項目があれば、クリアにしておく
  • 主賓の挨拶、乾杯の発声などをお願いしている、特別な役割のあるゲストの名前と肩書きを再確認しておく

プランナーさんに聞くこと

  • 特別配慮して欲しいゲストへの対応を再度確認する
  • 謝辞が読めるか、花嫁の手紙が書き上げられるかなど、不安なことは程度にかかわらず、相談する

どのタイミングでもOK!結婚式の打ち合わせでプランナーに必ず聞くこと

ピンクの電卓

各打ち合わせの内容やスケジュールをご紹介しました。

しかし、どのタイミングでもかまわないのでプランナーに聞いておく方が良いことがあります。

このポイントをチェックしておくと安心なので、ぜひ確認しておいてくださいね!

支払い方法

どんな素晴らしい披露宴を開催しても、支払いでもめてしまうと後口が悪くなります。

現金で支払うのか、カード払いOKなのか、後日精算が可能なのかなど、支払い方法に関しては今一度確認しておきましょう。

【いつ】結婚式費用の支払い方法は?タイミング・分担方法も【現金?振込?】

持ち込みの可否

式場によってさまざまな規制をかけている、持ち込み品。

  • そもそも持ち込みがダメなもの
  • 持ち込み料を支払うなら、持ち込んでもOKなもの
  • 無料で持ち込みOKなもの

このどれかに当てはまります。

持参したい物がある場合、事前に確認しておくことが必要です。

宿泊や送迎バス手配の可否

遠方のゲストがいる場合、前日や当日の宿泊が必要になることがあります。

他にも駅から式場が遠い場合、バスやタクシーでの送迎が必要な場合も。

ホテルであれば、宿泊はもちろん、送迎にも対応していることもありますが、専門式場であればまず宿泊対応がありません。

その場合、近隣のホテルと提携するなど、宿泊の対応を請け負っていることもあります。

自分で宿泊先を探すより、手間もコストも省けることもあるため、宿泊に関しては確認しておくほうが無難ですね。

送迎に関しても、シャトルバスなどの対応可能な式場もあるので、可能であれば依頼しておきましょう。

もし送迎バスの手配を、式場側にお願いできないときは、自分で運転手付きのちいさなバスを予約することになります。

結婚式の貸切送迎バスの手配方法は、こちらで解説中!

結婚式場までのゲスト送迎はどうする?マイクロバス貸切手配の方法と料金目安

まとめ

  • ドレス選びは式場決定後すぐにスタートする
  • 見積もりは最大金額を一度出してもらうと◎
  • 希望のデザインは写真を持参する、SNSなどで画像を探しておくと便利
  • 支払い方法、持ち込み、宿泊や交通事情などの確認は必須
  • 不安なことは程度に関係なく、プランナーさんに相談する

それぞれの打ち合わせ時の内容と打ち合わせで決めていくこと、プランナーさんに聞く方が良いことなどをまとめてご紹介しました。

遠方に住まいがある場合などは、何度も打ち合わせに出向くことが難しい場合もあるでしょう。

その時は、メールや電話、スカイプなどのツールを利用することも1つの方法です。

聞くことはしっかりおさえ、スムーズな打ち合わせで楽しく準備が過ごせますように!

プランナーさん任せにせず、自分たちでもしっかり話し合いをすすめていくことが成功の秘訣といえますね。